Saphir Group rüstet auf: Der Modern Workplace

Ausgangslage

Die Mitarbeitenden der Saphir Group sind viel auf Baustellen unterwegs. Vor Ort werden Daten vom Server benötigt und neue Daten gesammelt, die wieder mit dem Server synchronisiert werden müssen. Aufgrund der veralteten Server-Struktur war das mobile Erfassen von und Zugreifen auf Daten am Einsatzort nicht möglich. Alles musste aufwendig vor- und nachbereitet werden.

Zudem wurde das alte Rechenzentrum immer instabiler. Die Saphir Group hatte sich in einem klassischen Colocation-Center eingemietet. Die Server-Racks inklusive Strom und Internet-Anschluss werden zur Verfügung gestellt und mit der eigenen Hardware bestückt.

Nach zwei grösseren Ausfällen in 1.5 Jahren entschied sich die Saphir Group, ihre IT auf eine neue Ebene zu bringen.

Schnell wurde klar, dass der damalige IT-Dienstleister nicht die nötige Expertise zur Verfügung stellen konnte. So hat sich die Saphir Group zu einem Wechsel zu uns entschieden.

Zielsetzung

Um die IT der Saphir Group zu modernisieren, haben wir drei Strategien vorgeschlagen:

1. Das veraltete Rechenzentrum durch ein neues ablösen.
2. Das veraltete Rechenzentrum durch unsere Unico Cloud-Lösung ersetzen.
3. Die vollständige Migration auf einen Modern Workplace und Public Cloud.

Schlussendlich hat sich die Saphir Group für die dritte, agilste Strategie entschieden. Sie ermöglicht das mobile Arbeiten auf den Endgeräten der Mitarbeitenden (bspw. Tablets oder Smartphones), ohne sich zuerst auf dem Server anmelden zu müssen.

Das vereinfacht das Data-Handling, egal wo sich die Mitarbeitenden befinden – die ideale Lösung für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Aussendienst.

Die Erwartungen an uns waren von Anfang an klar: Die neue Lösung muss stabil sein, flexibel bleiben und eine hohe Datenverfügbarkeit gewährleisten, ohne dabei das IT-Budget zu sprengen. Die Migration zwischen alt und neu sollte reibungslos verlaufen.

Auch auf ein gut erreichbares, kompetentes Service Desk legt die Saphir Group viel Wert. Sie wollen keine gesichtslose Abwicklung ihres Auftrages, sondern eine persönliche Betreuung auf Augenhöhe, in der beide Seiten einander kennen und schätzen.

Unser Vorgehen

In 7 Schritten zum Modern Workplace

Projekte in der IT erfordern Planung, Struktur und das genaue Befolgen von beidem. Wir durchlaufen einen 7-Schritte-Prozess, um unsere Kunden von ihrer aktuellen IT-Lösung zu ihren Zielen zu bringen.

• Treffen zum Kick-off-Meeting.
  Unser gemeinsames Projekt beginnt mit einem Treffen, in dem wir die Erwartungen und Ziele der Saphir Group abklären: Eine zukunftssichere IT-Lösung, die hohe Stabilität und Datenverfügbarkeit gewährleistet.

• Einrichten des Supports.
  Ab dem ersten Tag unserer Zusammenarbeit erhalten alle am Projekt beteiligten Mitarbeitenden der Saphir Group Zugang zu unserem Service Desk für schnelle und einfache Unterstützung in IT-Anliegen.

• Analyse des Ist-Zustands.
  Wir verschaffen uns einen frischen Überblick über alle Facetten und Eigenheiten der aktuellen IT-Lösung. Wir dokumentieren die Server-Struktur, Datenspeicher und Applikationen der Saphir Group im Detail.

• Definition des Soll-Zustands.
  Mit der Kenntnis des Ist-Zustands und dem Fokus auf die im Kick-off definierten Ziele stellen wir einen Vorschlag und Aktionsplan zusammen. Die gesamte Migration des alten Systems auf die Modern Workplace-Lösung soll in enger Koordination mit dem IT-Leiter der Saphir Group geschehen.

• Treffen von Abklärungen.
  Wir ziehen uns externe Hilfe zu Softwareprodukten bei, die für uns noch Neuland sind.

• Umsetzen und Testen der Lösungen.
  Standort für Standort stationieren wir unser Team jeweils für zwei Wochen in den Büros der Saphir Group, sodass wir die reibungslose Migration vor Ort sicherstellen und bei allfälligen Problemen sofort reagieren können.

• Anleiten der neuen User.
  Beim Onboarding der User unterstützen wir die Saphir Group mit diversen Schulungen und zeitnahem IT-Support.

Vorteile

Der Modern Workplace

Wir haben für die Saphir Group eine Modern Workplace-Lösung umgesetzt. Das bedeutet eine komplett cloud-basierte Lösung und ab Verpackung einsatzbereite Endgeräte mit allen Applikationen und Zugriffen bereits installiert. 

• Einsatzbereit ab Verpackung.
  Jedes neue Endgerät richtet sich automatisch selbst ein, sobald es eingeschaltet wird (Autopilot). Das Gerät ist sofort einsatzfähig und muss nicht noch mühsam konfiguriert werden.

• Zugriff von überall.
  Die Mitarbeitenden auf den Baustellen können mit ihren Geräten – in Zukunft sogar mit ihren Mobiltelefonen – auf Daten zugreifen und neue Daten hochladen.

• Einfache Zusammenarbeit.
  Mit Microsoft Teams können Mitarbeitende vor Ort sich jederzeit mit der Zentrale kurzschliessen. Per Videotelefonie können sich Mitarbeitende auch gegenseitig aus der Ferne unterstützen.

• Starker Datenschutz.
  Administratoren können für einzelne User die Parameter setzen, die den Datenzugriff gezielt erlauben.

• Flexibel beziehbar.
  Die Saphir Group bezahlt nur die Ressourcen, die genutzt werden und kann Benutzer:innen flexibel nach Bedarf hinzufügen oder entfernen.

• Automatisch gesichert.
  Backups werden regelmässig automatisch erstellt und überwacht, um der Gefahr von Datenverlust vorzubeugen.

• Einfaches Monitoring.
  Wir stellen in regelmässigen Kontrollen fest, ob alle Geräte auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.

Technische Eckpunkte

• 80 gemanagte Endgeräte
• Microsoft 365
• Moderne Cloud Telefonielösung mit Microsoft Teams
• Cloud Email Services mit Exchange Online
• Zentrale Datenablage auf SharePoint Online
• PrintX als Drucker-Lösung
• Cloud to Cloud Backup
• Azure Cloud für den Betrieb der Branchensoftware
• Managed Firewall

Herausforderungen einer komplexen Migration

Die vorherige Serverstruktur war umfangreich und stark verschachtelt. Wir mussten viele Abhängigkeiten berücksichtigen, damit die Migration ohne Fehler geschieht und der Betrieb nahtlos weiterlaufen kann.

Eine saubere Projektplanung und detaillierte Analyse im Voraus ermöglichten es uns, zu verstehen, wie die Dienste voneinander abhängig waren, wie sie miteinander korrespondierten und in welcher Reihenfolge sie migriert werden mussten.

Nicht nur technisch, sondern auch mit dem Personal vor Ort mussten wir genau koordinieren. 

Damit die Migration überall klappte, stationierten wir unser Team jeweils rund zwei Wochen an den Standorten der Saphir Group. Das Team konnte vor Ort das Projekt leiten und bei Problemen sofort reagieren.

Kundenfeedback von Hatem Ferati, Leiter Betriebssteuerung

„Wir hatten Höhen und Tiefen. Die Tiefen haben wir zum Glück hinter uns gelassen. Mit der Unico haben wir ein Team von Expert:innen, die alle unsere IT-Probleme immer schnell lösen.

Die Umstellung auf den Modern Workplace war für unser Unternehmen sehr anstrengend. Die alte Datenstruktur war schwer zu übernehmen und unseren Mitarbeitenden war am wichtigsten, dass alles einfach funktioniert. Niemand wollte sich gross mit neuer Technik “herumschlagen”.

Heute sind aber alle froh, dass wir das Projekt in Angriff genommen haben. Unsere IT ist jetzt einfach besser.

Die Systeme laufen schneller, wir sind enorm flexibel, alle haben die Zugriffe, die sie brauchen und wenn jemand eine Frage hat, ist Unico zur Stelle.

Unsere Daten speichern wir jetzt nicht mehr in einem eigenen Rechenzentrum, sondern auf der Azure Cloud und mit Office 365. So kann unseren Daten nichts passieren.

Momentan arbeiten wir mit Unico daran, die wichtigste Software auf den Mobiltelefonen unserer Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. So passt in naher Zukunft unser ganzes Büro in die Hosentasche.“