Die Druckerei Jordi arbeitet mit PrintPlus in der Cloud

Ausgangslage

Jordi hat bislang ihre gesamte IT intern selbst betreut. Die Serverlandschaft ist organisch gewachsen und durch viele Personalwechsel zu einem unklaren, komplexen Konstrukt geworden. Die ständige Einführung neuer Mitarbeitenden und unflexible Hard- und Software-Lösungen nehmen viel Zeit und Geld in Anspruch. Am liebsten hätte Jordi einfach eine reibungslos funktionierende IT, ohne sich darum kümmern zu müssen.

Ransomware-Attacke als Augenöffner

Wenn die IT nicht mehr läuft, liegt die ganze Operation flach. Das musste Jordi durch eine Ransomware-Attacke schmerzlich erfahren. Unbekannte Täter:innen haben durch einen Virus die IT von Jordi infiziert und komplett verschlüsselt.

Den Zugang würde Jordi nur gegen Bezahlung eines Lösegeldes (engl. Ransom) erhalten. Ansonsten würden alle Daten gelöscht werden.

Diese Krise konnte abgewendet werden. Auf eine nächste wollte es Jordi aber nicht ankommen lassen.

Unser Vorgehen

In 7 Schritten zur kompletten IT-Betreuung

Projekte in der IT erfordern Planung, Struktur und das genaue Befolgen von beidem. Wir durchlaufen einen 7-Schritte-Prozess, um unsere Kund:innen von ihrer aktuellen IT-Lösung zu ihren Zielen zu bringen.

• Treffen zum Kick-off-Meeting.
  Unser gemeinsames Projekt beginnt mit einem Treffen. Wir lernen uns auf persönlicher Ebene kennen und klären die Erwartungen und Ziele von Jordi ab: Eine flexible, performante IT-Lösung inklusive vollumfänglicher Betreuung.

• Einrichten des Supports.
  Ab dem ersten Tag unserer Zusammenarbeit erhalten alle Mitarbeitenden von Jordi Zugang zu unserem Service Desk für schnelle und einfache Unterstützung in IT-Anliegen.

• Analyse des Ist-Zustands.
  Wir verschaffen uns einen Überblick über alle Facetten und Eigenheiten der aktuellen IT-Lösung. Wir dokumentieren die Server-Struktur, Datenspeicher und Applikationen von Jordi im Detail.

• Definition des Soll-Zustands.
  Mit der Kenntnis des Ist-Zustands und dem Fokus auf die im Kick-off definierten Ziele stellen wir einen Vorschlag und Aktionsplan zusammen. Den Zeitstrahl zur kompletten Umsetzung in einzelnen Etappen haben wir mit Jordi über die nächsten 1.5 Jahre definiert und passen ihn nach Bedarf dynamisch an.

• Treffen von Abklärungen.
  Die Auswahl an Hard- und Software ist unerschöpflich, aber nicht immer kompatibel. Für Jordi mussten wir diverse Abklärungen mit den Entwickler:innen bestehender Applikationen wie PrintPlus treffen, um diese auf eine Public Cloud-Lösung zu adaptieren.

• Umsetzen und Testen der Lösungen.
  Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen. Für jede Etappe kreieren wir zuerst eine Testumgebung und stellen sicher, dass alle Kernfunktionen zuverlässig laufen.

• Anleiten der neuen User.
  Sobald die neue IT-Lösung dem Testing standhält, wird sie produktiv eingesetzt. Wir erteilen die Zugänge und zeigen den Mitarbeitenden von Jordi, wie sie mit ihrer neuen Lösung umgehen können.

Vorteile

Um eine sichere, performante IT-Lösung zu gewährleisten, haben wir für Jordi eine Public Cloud-Lösung umgesetzt. Das bedeutet, alle Daten und Applikationen werden auf Server gespeichert und genutzt, die nicht im eigenen Serverraum stehen. Diese Lösung ist ideal, um mit sensitiven Daten zu arbeiten und einen ununterbrochenen Zugriff auf geschäftsentscheidende Programme zu gewährleisten.

• Flexibel beziehbar.
  Jordi bezahlt nur die Ressourcen, die genutzt werden. Das erlaubt das Hinzufügen und Entfernen von Benutzer:innen nach Bedarf und sogar das Abschalten der Server in der Nacht, um Nutzungskosten zu sparen.

• Automatisch gesichert.
  Backups werden regelmässig automatisch erstellt und überwacht. Wenn ein Server angegriffen wird, kann dieser einfach durch einen neuen Server mit dem bereits installierten Backup ersetzt werden.

• Einfaches Monitoring.
  Wir agieren, bevor Probleme auftauchen. Wir überwachen die Funktionalität und Ressourcen-Nutzung von Jordis gesamter IT, um jederzeit volle Funktion zu garantieren.

• Zugriff von überall.
  Mitarbeitende können von überall mit jedem Gerät arbeiten. Mit sicherem Zugang können alle berechtigten Personen unabhängig ihres Standortes und Arbeitsgeräts auf alle Applikationen und Daten zugreifen.

Technische Eckpunkte

• Inhouse Remote Desktop Server-Umgebung durch Azure Virtual Desktop abgelöst.
• Inhouse Windows File Server durch Azure File Share mit Azure File Synch (für Zugriff von Macs) abgelöst.
• Applikationsserver für Printplus, Sage und andere wie Prinect laufen neu in Azure Virtual Machines.
• SQL-Datenbankserver für Printplus, Sage und andere läuft neu auf einem SQL Server in einer Azure VM.
• Backup der Server und Daten neu mit Azure Backup anstelle des Inhouse Backup-Server mit Storage und Tapes.
• Monitoring der eingesetzten Lösungen auf Azure mit Azure Monitor.
• Bereitstellung von sämtlichen Lösungen nach DevOps-Prinzipien.

Herausforderung durch lokale Applikationen

Viele Applikationen, die in der Printbranche verwendet werden, sind für die lokale Anwendung gedacht. Die Einbindung in eine moderne Cloud-Lösung ist schwierig.

So mussten wir eng mit den Entwickler:innen von PrintPlus, Sage (neu Infoniqa) und anderen Applikationen zusammenarbeiten, um diese Anwendungen effizient in die Cloud zu übertragen.

PrintPlus für die Cloud adaptiert

PrintPlus ist die führende Branchensoftware für Druckereien und Verlage. Vom Einkauf über die Produktion bis zur Spedition bietet PrintPlus alles, was eine Druckerei zum Funktionieren im digitalen Zeitalter benötigt.

Bis jetzt musste Jordi jeweils die Versionen auf verschiedenen Geräten abgleichen, Daten zwischen Benutzer:innen hin und her senden und konnte nur auf den Geräten arbeiten, auf denen PrintPlus überhaupt installiert war.

Nun ist PrintPlus komplett zentralisiert in der Cloud verfügbar. Das bedeutet, dass alle Benutzer:innen zu jeder Zeit auf derselben Version arbeiten, ihnen alle Daten zur Verfügung stehen und sie von überall mit voller Sicherheit auf PrintPlus zugreifen können.

Möglich macht das unsere eigens für die Printbranche angepasste Public Cloud-Lösung.

Kundenfeedback von Gabriel Jordi

„Eine solch komplexe Thematik wie die IT kann man nicht ohne Partner im selben Boot bewältigen. Dabei ergibt sich eine enge Zusammenarbeit, in der man sich gegenseitig herausfordert, verbessert und miteinander wächst. Nur wenn beide im gleichen Takt rudern, kommt man vorwärts.

Diesen Partner haben wir in der Unico gefunden. Wir funktionieren zusammen wie ein Gummizug. Es gibt diese Abschnitte, in denen wir intensiv zusammenarbeiten und Ziele und Vorgehen definieren. Dann entfernen wir uns wieder voneinander und die Unico setzt selbständig um. Der Gummizug spannt sich, bis wir wieder zusammenkommen und die nächsten Schritte definieren.

Unsere IT ist nun deutlich stabiler als zuvor und entwickelt sich trotzdem ständig in eine noch bessere Richtung. Was uns aber genauso wichtig wie dieser Fortschritt ist, ist das Wissen, in guten Händen zu sein.

Mit der Unico haben wir Spezialist:innen zur Verfügung, die unsere Probleme proaktiv lösen. Wir müssen nicht selbst erarbeiten, was wir brauchen, sondern werden von der Unico angeleitet und zur besten Lösung geführt.“