MS Teams und SharePoint – wie strukturiere ich die Datenablage

Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit kann mithilfe von MS Teams effizient gestaltet werden, da die Plattform zahlreiche Vorteile bietet. Um diese Vorteile jedoch bestmöglich nutzen zu können, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis für das Produkt zu erlangen. So können etwaige Herausforderungen identifiziert und angegangen werden. Zusätzlich möchten wir eine hilfreiche App empfehlen, die zur erfolgreichen Umsetzung beitragen kann.

MS Teams für digitale Zusammenarbeit

Microsoft hat mit MS Teams ein Tool entwickelt, welches das Arbeiten mit Arbeitskolleg:innen über den ganzen Globus vereinfacht. Das Tool ist auf Zusammenarbeit ausgelegt und ermöglicht Teams und Gruppen, unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und zu interagieren.

Insbesondere während der Pandemie hat Teams einen starken Anstieg an Usern verzeichnet. Im Jahr 2022 hat Microsoft auch die Konkurrenz wie Zoom oder Slack überholt und ist nun, gemessen an der Anzahl User, die beliebteste Kommunikationsplattform der Welt.

Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Instant Messaging, Audio- und Videogespräche, gemeinsame Dateinutzung und -zusammenarbeit sowie Integration mit anderen Microsoft-Tools wie Word, Excel und PowerPoint. Es bietet auch die Möglichkeit, Kanäle und Gruppen für verschiedene Projekte oder Themen zu erstellen sowie virtuelle Meetings und Webinare mit Teammitgliedern oder externen Gästen zu planen und abzuhalten.

Von lokalen Netzwerklaufwerken zu SharePoint Online und Teams

Lange war die gängige Datenablage auf einem lokalen Netzwerklaufwerk. Mit der Einbettung von Dateinutzung in MS Teams hat sich auch die Datenablage stark verändert, denn diese findet auf SharePoint Online statt. Doch worin besteht der Unterschied?

Netzwerklaufwerke und SharePoint Online sind beide Tools für Zusammenarbeit, die es Usern ermöglichen, Dateien und Ordner gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht jedoch darin, wo und wie sie gehostet und bereitgestellt werden und welche Funktionen und Möglichkeiten sie bieten.

Netzwerklaufwerke sind in der Regel lokal in einem Unternehmen oder einer Organisation gehostet und bieten eine einfache Möglichkeit, Dateien innerhalb des Netzwerks gemeinsam und gleichzeitig zu nutzen.

SharePoint Online hingegen ist eine Cloud-basierte Collaboration-Plattform von Microsoft, die speziell für die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen entwickelt wurde. Es bietet eine breitere Palette von Funktionen und Tools. SharePoint Online kann von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich gemacht werden und bietet eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit als Netzwerklaufwerke.

Doch was hat nun MS Teams mit SharePoint zu tun? Jedes Mal, wenn ein neues Team auf MS Teams erstellen wird, werden auch die folgenden Elemente im Hintergrund erstellt:

1. Microsoft 365-Gruppe
2. SharePoint Online-Website
3. Gemeinsames Exchange Online-Postfach und -Kalender, OneNote-Notizbuch etc.

Wie Sie sehen können, wird eine Seite erstellt, um Ihre Dokumente zu speichern. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie Dateien in einem Team freigeben, diese in der zugehörigen Seite in SharePoint gespeichert werden. Und nicht in Microsoft Teams.

Mit dem Wissen, wie die Daten auf MS Teams in den Datenablagen auf SharePoint gelangen, widmen wir uns nun den Herausforderungen, die Datenstrukturen mit sich bringen.

4 Ursachen für Herausforderungen in der Datenablage

Mit höherer Flexibilität und Möglichkeiten von SharePoint steigt gleichzeitig auch die Komplexität der Datenstruktur. Im Folgenden finden Sie die gängigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können, wenn es um die Datenstruktur in der Dateiablage wie SharePoint geht. Vielleicht kommt Ihnen die eine oder andere Situation bekannt vor.

1. Fehlende Planung und Governance der Datenstruktur in SharePoint. Ohne klare Richtlinien und Vorgaben können Benutzer ihre eigenen Websites, Listen und Bibliotheken erstellen, was zu einer unübersichtlichen und unorganisierten Umgebung führt.
2. Duplizierung von Daten: Doppelte Dateien und Daten können wertvollen Speicherplatz beanspruchen und Verwirrung darüber stiften, welche Version einer Datei die aktuelle oder genaueste ist.
3. Komplexe Ordnerstrukturen: SharePoint unterstützt verschachtelte Ordner und Unterordner, aber zu komplexe Ordnerstrukturen können das Auffinden und Verwalten von Dateien erschweren. Wer fragt schon gerne bei seinen Arbeitskolleg:innen nach, wo Datei x zu finden ist.
4. Fehlende Kontrolle über interne und externe Zugriffe: Die Verwaltung von Sicherheit und Zugriffskontrolle in SharePoint kann komplex sein, insbesondere in grösseren Organisationen mit vielen Benutzern und Gruppen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt sind.

MS Teams Template für optimale Datenablage

Um die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen und die Teamarbeit auf SharePoint für die Mitarbeitende so simpel wie möglich zu halten, kommt qmebu workplace ins Spiel. qembu workplace ist eine App für digitale Zusammenarbeit und bringt Ordnung in den Ordner Dschungel.

Diese drei Vorteile bringt qembu workplace in die Datenablage

Templates für Teams

Mit qembu workplace können Teams anhand von unternehmensspezifischen Templates erstellt werden wie für Projekte, Kunden, Fachbereiche oder Business Services. Bei jedem Template werden die Einstellungen vorgängig festgelegt, wie die Privatsphäre (Private oder Public) vergeben wird oder ob externe Gäste Zugriffe erhalten. Mitarbeitende können direkt in die bevorzugte Template-Auswahl einsteigen, ohne Einstellungen tätigen zu müssen.

Struktur für chaotische Datenablage

Dank qembu haben wir beim Erstellen von einem neuen Team eine vorgegebene Datenstruktur. So sehen beispielsweise unsere Teams für die Kunden alle gleich aus. Dies macht es auch einfacher für den Support, da sie die Daten schnell und effizient finden können.

Einhalten der Governance

Richten Sie Ihre Arbeitsbereiche auf der Grundlage von Vorlagen ein und halten Sie die Governance Ihres Unternehmens ein. Bei den Richtlinien können Einstellungen vordefiniert werden, zu welchen die IT-Verantwortlichen Zugriff haben. Dies kann die Namenskonvention, sowie eine Meldung bei verwaisten Arbeitsräumen (Teams) oder falsch erstellten Privatsphären.

Ausgezeichnet von Microsoft Switzerland

qembu workplace bietet Unternehmen somit eine einfache Bedienbarkeit für den kompletten Microsoft 365 Digital Workplace. Sie funktioniert als Add-on und erweitert das Microsoft Teams, macht es zur zentralen Drehscheibe für das Tagesgeschäft mit allen relevanten Informationen, so dass die Mitarbeitenden die Daten schnell zur Hand haben und in Ihren Arbeitsbereichen effizient arbeiten.

Nexplore ist Partner der Unico und wurde 2020 dank qembu workplace zum Microsoft Partner of the Year ausgezeichnet.